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事務所移転の5つの手順とサービスオフィスの活用
はじめに
独立や事業拡大に伴い、事務所の移転を検討する場面は少なくありません。
しかし、移転は単なる「場所替え」ではなく、業務効率や顧客対応、ブランディングにも影響する重要な決断です。
何よりこれをきっかけに社員のエンゲージメントを高めることが出来、会社の雰囲気も変えることが出来るかも知れません。
ここでは、事務所移転で失敗しないための基本手順と、近年注目されるサービスオフィスのメリットについてご紹介します。
1.移転の理由を明確にする
まず最初にすべきは「なぜ移転するのか」を明確にすることです。
例えば、
「人員増加で手狭になった」
「賃料が高く経費を圧迫している」など、
理由によって新事務所に求める条件は大きく変わります。
将来的に事業を拡大したい場合、確実に予測できる場合や、資金面に余裕があるならば、あらかじめ広い部屋を借りる方が良いケースもあります。
逆にまだ不確定であれば、レンタルオフィスやサービスオフィスでしたら、館内での移転や追加で部屋を借りることも可能ですので、まずは今必要な分だけ考えるという方法も取れます。
また、賃料が割高という場合には、必要なサービスを見直すということも一つの手です。
会議や応接スペース等、あまり頻度の多くない部屋があれば、サービスオフィス等を利用し、共用スペースで使用することで家賃を抑えることも出来るかも知れません。
人が減ってしまった場合なども、残った社員の負担を減らすために、レンタルオフィスやサービスオフィスを活用し、お客様の来客の対応を受付スタッフにて行う。
また、電話代行サービスなどを活用するなども考えられます。
目的をはっきりさせることで、物件選びの優先順位も自然と定まります。
2.専任のチームを立ち上げる、社員の意見も参考に
移転は通常業務と並行して進めるには負担が大きいため、社内で専任チームを設けるのが理想です。
小規模の会社ではそこまで余裕もないかと思いますが、トップの独断では見落としが生じる可能性もあるため、現場の声を反映できる体制が望ましいです。
出来れば社長だけでなく、実際に入居する社員も含めて内見した方が、モチベーションのアップに繋がり、より良い移転が出来るでしょう。
3.新事務所に求める条件の優先順位を決める
「絶対に必要な条件」
「あれば嬉しい条件」
を整理し、優先順位をつけましょう。
すべての条件を満たす物件は稀なので、譲れないポイントを明確にしておくことで、現実的かつ満足度の高い選択が可能になります。
・立地（他の拠点や顧客へのアクセス、来客のある場合には交通のアクセスなど）
・オフィス形態（サービスオフィス、賃貸ビル、シェアオフィス等）
・会議室（室内で来客も対応するのか、専用の会議室が必要なのか等）
・コワーキングスペース（事務所外での休憩スペースやオンラインでの商談が可能なスペース、他の拠点も使えるか等）
4.移転スケジュールを立てる
現在の契約内容（解約予告期間など）を確認し、移転のタイミングを計画します。
物件探しと並行してスケジュールを立て、条件に合う物件が見つかり次第、退去通知を出す流れが一般的です。
出来れば物件を早めに探し始め、ある程度目星をつけておくとスムーズに進むと思います。
特に解約予告が6ヶ月前よりも前である場合などは、先に解約通知を出さなければなりません。
入居先にフリーレントなどがあれば、先に契約しておいて家賃が二重にならないように調整することも出来ます。
その辺りも含め、契約と解約のタイミングを確認し、契約が切れてしまったり、余分な賃料の支払いが出ない様にすると良いでしょう。
解約6カ月前予告の場合の例としては、
・解約6カ月前までに希望条件を決め、相場を確認。出来れば候補を数件に絞っておく。
↓
・解約6カ月前に通知を出す。
↓
・4～5ヶ月前までに物件を選定、フリーレントや条件を確認する。
※契約のタイミングについては契約先と相談ですが、解約条件などを伝えておくと考慮してくれるかもしれません。
↓
・2～3ヶ月前までに電話やインターネットの移設手配、備品の処分や購入、引越しの手配。
※電話やインターネットの移設については移転先の工事が必要となり、3～6週間程時間が掛かる場合がありますので、
早めに手配しておきましょう。
5.オフィス家具やOA機器の購入・廃棄
新事務所の広さやレイアウトに応じて、設備の追加購入や不要物の廃棄が必要になります。
現在使用している家具や備品などを持ち込むことが出来るかどうかも事前に確認しておきましょう。
家具付きの部屋もありますので、内見時に確認しておくと良いでしょう。
廃棄にも費用がかかるため、予算に含めておくことが重要です。
アイオス虎ノ門ではOA機器や電話・インターネット回線家具の相談も承っております。
納品や工事に1ヶ月半～2ヶ月程掛かりますので、早めにご連絡下さい。
6.サービスオフィスという選択肢
こうした移転の手間やコストを軽減できる選択肢として、サービスオフィスが注目されています。
初期費用の軽減：家具・ネット環境が整っているところもあり、スムーズに業務を開始できます。
柔軟な対応が可能：館内での移転や追加も比較的容易ですので、事業の成長に応じて柔軟に対応できます。
共用設備の充実：会議室や受付など、顧客対応の質を高める設備が利用可能です。
立地の優位性：一般に駅から近く、分かりやすい立地のところが多いです。さらにステータスを高めることも出来ます。
是非合わせてご検討の上、実際に内見をしてみてください。
まとめ
事務所移転は、事業の新たなステージへの第一歩です。
計画的に進めることで、業務効率や顧客満足度の向上につながります。
新たなチャンスがそこに待っています。
